Entenda a importância do fluxo de caixa para a sua empresa

Organização é a base para tudo na nossa vida. É possível curtir mais uma viagem com planejamento, é organizando um casamento que chegamos ao dia dos sonhos… o mesmo se aplica às empresas. A organização, principalmente a financeira, é essencial para entender onde e como se está gastando o capital da empresa. Com isso, é possível determinar melhores decisões de investimento e também de gastos que podem ser cortados ou diminuídos.

Por tais motivos, é essencial que o empreendedor mantenha o fluxo de caixa da empresa sempre atualizado. Além de atualizado, deve sempre ser vistoriado e analisado, para que se identifique onde estão as maiores e menores entradas e saídas, e como trabalhar com elas.

Para fazê-lo, é preciso ter três coisas: as saídas de caixa, as entradas e a previsão de receitas.

Saídas de Caixa

Dentro do fluxo de caixa, as saídas de caixa são os custos realizados, que já foram pagos. Aqui, para uma maior organização e previsibilidade, é importante separar em dois tipos: custos fixos e custos variáveis. Então, é o fluxo de saídas.

Os custos fixos são os custos ao qual a empresa deve sempre ter, se não, ela pode fechar. Imagine uma fábrica que não tem funcionários, ou seja, não tem custos de salários. Ela não irá produzir nada – pois não há quem produza – , e, por isso, não irá existir, pois não terá o que vender.

Porém, não necessariamente um custo fixo tem seu valor fixo. Por exemplo, a conta de luz pode variar todo mês, um mês vindo cem reais, no outro cento e dez… entretanto, se não há luz numa empresa, ela não pode funcionar.

Após identificar os custos fixos, é necessário somar qual o valor total total desses custos todo mês. Apesar de alguns poderem variar, a variação geralmente é pequena, então pode-se usar uma média. 

São exemplos de custos fixos: salários, custos de contabilidade, custos administrativos, contas (luz, gás, internet), impostos.

Depois, os custos variáveis. Esses custos estão mais relacionados à produção. Ou seja, geralmente, quanto maiores eles são, mais se produz – claro que isso depende se, em algum momento, a empresa incorpora alguma tecnologia que diminui os custos e produz mais. Por exemplo, quanto mais matéria-prima se compra, mais é possível produzir.

Temos, como outros exemplos: matéria-prima, insumos, comissões de vendas, bonificações, horas-extra.

Como eles variam mais, é necessário entender bem como funciona o negócio. Por acaso, sua empresa vende mais em meses com feriados como Páscoa e Natal? Então, aí, vale mais a pena comprar produtos que estejam relacionados e que não foram comprados nos outros meses. 

Eles se relacionam pois é necessário que os custos fixos tenham prioridade. Caso pague o mesmo montante de custos fixos e variáveis do mês anterior em um mês mais apertado financeiro, é importante diminuir os custos variáveis e focar nos fixos.

Receitas

Aqui, é literalmente quanto de caixa está entrando, o fluxo de entradas. Ou seja, em mês x, vendeu-se duzentos reais, no mês x+1 vende-se quinhentos e assim por diante. É sempre referente ao mês atual, os meses seguintes eram nas Previsões.

É importante entender a receita para saber o quanto pode ser investido naquele mês e se a empresa vai ter um saldo positivo ou negativo. Por exemplo, no mês anterior os custos variáveis subiram demais. Porém, em compensação, as receitas aumentaram tanto quanto. Assim, é possível manter os investimentos.

Previsões de Caixa

A organização financeira e o fluxo de caixa são tão importantes que é possível, também, prever o futuro. Para as empresas, quanto mais se sabe certamente do futuro, melhor. Por isso, é importante ter as previsões sempre bem atualizadas.

Para prever, pode-se usar as contas a serem pagas por clientes – como duplicatas ou parcelas – e usar dados passados. Usando novamente o exemplo do Natal: durante o mês de dezembro, nos anos anteriores, as vendas costumam subir 30% em relação a novembro. Por isso, leve em consideração esses dados, como sazonalidades. para tentar descobrir como as vendas se comportam ao longo dos meses.

Em primeiro lugar, entendendo quanto vai entrar, é possível fazer boas decisões de investimento – sempre com consonância com os custos fixos e variáveis. Ao ver que dali dois meses vai sobrar um bom capital, é possível fazer investimentos maiores – como bonificações maiores ou capacitações para melhorar a produtividade dos funcionários ou um investimento em tecnologia.

Também, com as previsões, atualizadas, é possível enxergar inadimplências. Estava previsto para um cliente pagar x em certo dia, porém não houve o pagamento após a data de fechamento da fatura. Tendo as previsões organizadas, é possível perceber isso mais cedo e já resolver essa questão – ligar para o cliente, enviar um e-mail, fazer uma reclamação em cartório. 

O Fluxo de Caixa

Por fim, para montar o fluxo de caixa, é necessário organizar tudo o que foi falado em cima. Após isso, montam-se dois: o fluxo de caixa previstos e o fluxo de caixa real.

O previsto irá mostrar: 

Previsões de Entradas de Caixa – Previsões de Saídas de Caixa (Custos Fixos + Custos Variáveis) = Fluxo de Caixa Previsto.

Novamente, ele é uma previsão. Ou seja, é esperado que o caixa se comporte no futuro.

Por fim, calcula-se o real, que é do mês atual. A fórmula é a mesma:

Receitas – Saídas de Caixa (Custos Fixos + Custos Variáveis) = Fluxo de Caixa Real.

Com o fluxo real, é possível analisar o que aconteceu naquele mês. Com os dois prontos, deve-se analisar os dois lado a lado. Caso os resultados sejam diferentes, é necessário entender o que aconteceu – foi a conta de água que foi maior ou menor que o esperado? Houve alguma inadimplência? Houve uma venda grande que não foi planejada? Descobrindo o motivo, é hora de, se necessário, buscar soluções para manter a saúde financeira do seu negócio!
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